- - Cas n°1 - Affaires appelant à des Réunions jusqu'à 10 personnes maximum :
Dans la convocation (première et suivantes si tel est le cas) :
- Rappeler les consignes sanitaires :
Texte envisageable : Les consignes et recommandations liées à l’état d’urgence sanitaire en vigueur à la date de la réunion devront être absolument respectées, faute de quoi la réunion sera automatiquement stoppée et reportée. A cet effet et en fonction des éléments connus à ce jour, nous vous demandons notamment, lors de la réunion, de porter un masque et des gants, de se saluer sans se serrer la main, de respecter la distanciation physique préconisée. Il va également de soi qu’il convient de ne pas se déplacer si l’on présente des symptômes (toux, fièvre...), et dans un tel cas de se faire éventuellement représenter.
- Indiquer qu'au regard de la situation sanitaire, il est demandé à chaque partie de n’être représentée uniquement par une seule personne, plus son avocat et éventuellement son expert technique (soit 3 personnes maximum par partie).
- Demander que les parties précisent huit jours minimum avant la réunion les noms des personnes qui seront présentes.
Lors de la réunion :
- Rappeler à nouveau les consignes de sécurité sanitaires ;
- Arrêter la réunion dans le cas d'un non-respect des consignes sanitaire.
- - Cas n°2 - Affaire nécessitant des Réunions de plus de 10 personnes :
Dans les convocations :
- Pour toutes réunions / visites techniques : Rappeler les consignes sanitaires :
Texte envisageable :
Les consignes et recommandations liées à l’état d’urgence sanitaire en vigueur à la date de la réunion devront être absolument respectées, faute de quoi la réunion sera automatiquement stoppée et reportée. A cet effet et en fonction des éléments connus à ce jour, nous vous demandons notamment, lors de la réunion, de porter un masque et des gants, de se saluer sans se serrer la main, de respecter la distanciation physique préconisée. Il va également de soi qu’il convient de ne pas se déplacer si l’on présente des symptômes (toux, fièvre...), et dans un tel cas de se faire éventuellement représenter.
- - Première réunion/visite et réunion d’investigations :
Indiquer que seuls les constats et investigations seront opérés sur site, selon un dispositif précis (en fonction de l'ordonnance et du nombre de parties, prévoir des visites / constats de 3 à 5 personnes environ en fonction de la configuration des lieux à visiter, avec des décalages de plus ou moins 30 minutes / une heure, afin d’éviter d’avoir sur site plus de 10 personnes).
Organiser les réunions par visio-conférence pour débattre de la mission et des constations opérées. Dans la convocation remettre tous les éléments permettant d'assister à la visio-conférence (Faire des essais au préalable - Indiquer que le représentant de la partie et l’éventuel expert technique l’accompagnant devront se trouver avec leur avocat sur un même site (exemple Cabinet de l'avocat, si les locaux permettent de respecter entièrement les dispositions relatives à l’état d’urgence sanitaire).
Indiquer qu'au regard de la situation sanitaire, il est demandé que chaque partie soit représentée par une personne uniquement, plus son avocat et éventuellement son expert technique (soit 3 personnes maximum par parties).
- Demander que les parties remettent huit jours minimum avant la réunion les noms des personnes qui y seront présentes.
Lors des visites techniques de constations ou d’investigations :
- Rappeler les consignes de sécurité sanitaires.
- Organiser les constatations avec des petits groupes de 3 à 5 personnes (une personne par partie pour le contradictoire) selon un planning préalablement établi. Pas d'échange concernant la mission lors des constations.
- Arrêter les constats dans le cas d'un non-respect des consignes de sécurité sanitaires.
Les réunions d'expertise :
- Les réunions sont réalisées en visio-conférence, et préalablement préparées (tests effectués).
- Les échanges et débats se font lors de ces réunions.
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